Outsourcing de Impressão - Entenda as vantagens!
O conceito de Outsourcing de Impressão se baseia na terceirização dos serviços de impressão. Chamado popularmente de “locação de equipamentos de impressão”. Este conceito embora pareça simples possui uma grande importância para empresas, pois pode agregar diversas soluções tornando uma simples “locação de impressoras” em algo potencialmente benéfico para a otimização do ambiente de trabalho.
O Grupo CPA com seus 38 anos de mercado, opera 3 unidades de negócio, CPA Business, CPA Office, CPA Ambiental. Cada uma exercendo um papel dentro de uma operação de outsourcing de impressão.
Utilizando soluções de impressão gerenciada, equipamentos de alta qualidade técnica, e um centro de assistência técnica altamente capacitada, conciliamos, soluções, hardwares e sustentabilidade corporativa e ambiental em um só lugar.
- Gestão Completa de Impressão
- Segurança / Confidencialidade
- Gestão de Custos
- Impressão Sustentável
- Melhores hardwares do mercado
São algumas das vantagens de trabalhar conosco. Nossa plataforma permite ao cliente e seu usuário ter a melhor experiência com serviços de impressão, já que a flexibilidade proposta pelo Grupo CPA permite diversas adaptações de acordo com as suas necessidades técnicas de operação.
Como o Grupo CPA faz outsourcing de impressão
Toda a experiência de mercado e os inúmeros clientes de diversos segmentos espalhados por todo o território nacional permitiu ao Grupo CPA encontrar e aperfeiçoar suas práticas de serviço deixando o processo operacional extremamente sólido e á prova de falhas. Assim tornou-se possível saber o que funciona e o que não funciona dentro de um serviço de outsourcing de impressão.
- Análise do Parque de Impressão, inicialmente junto com o cliente é feito o levantamento nos hardwares atuais ou ideais para o projeto, nesta etapa também é verificado o volume e numero de usuários do parque assim como soluções que podem vir a ser uteis para otimizar o fluxo de impressão do cliente.
- Elaboração e apresentação do fluxo de impressão, nesta etapa é definido e apresentado o parque de impressoras assim como os softwares necessários que irão equipar o fluxo de impressão do cliente de acordo com suas necessidades anteriormente definidas.
- Abertura da conta, aceite da proposta e fechamento do contrato.
- Projeto de Implantação dos Hardwares, equipe técnica, equipe logística e equipe de TI iniciam o planejamento do projeto de envio, instalação e configuração dos equipamentos e softwares, assim como o projeto de manutenção do contrato.
- Implantação e Configuração dos Hardwares, após o projeto de implantação ser aprovado, inicia-se a instalação e configuração dos hardwares e softwares do projeto.
- Treinamento e Reeducação do Usuários, antes do fluxo de impressão iniciar as operações, usuários são treinados e reeducados a utilizaram os hardwares e Softwares, minimizando custos para o cliente e danos aos equipamentos assim como agilizando suas atividades.
- Gestão da Conta, inicia-se as operações, assim como a a administração do contrato. Esta etapa sera dividida em:
- Monitoramento de Hardwares e Chamados, gestão de chamados permite as equipes atender de forma rápida e eficaz problemas no fluxo de impressão do cliente, sendo sub-dividida em dois processos de atendimentos.
- Suporte e Atendmento remoto (Help-desk)
- Atendimento técnico presencial ( On-site)
- Monitoramento de índices de suprimentos, esta gestão permite ter o total controle sobre os índices de suprimentos dos cliente e identificar as frequências e indicadores de uso, onde podemos prever quando irão acabar, assim podendo agir com antecedência evitando danos a operação do cliente.
- Disparo autônomo de suprimentos para reposição, é feito após identificarmos o provável fim dos suprimentos.
- Monitoramento de Hardwares e Chamados, gestão de chamados permite as equipes atender de forma rápida e eficaz problemas no fluxo de impressão do cliente, sendo sub-dividida em dois processos de atendimentos.
- Índice de Satisfação do cliente, etapa dentro da gestão da conta, o índice de satisfação será gerenciado pelo gestor da conta com o cliente, onde de acordo com os resultados demonstrados ações serão tomadas, como novos treinamentos e conscientização com os usuários, manutenções preventivas, ajuste nos prazos de disparo de suprimentos, novas políticas de impressão entre outros. Tudo isso sendo feito para manter o cliente o mais satisfeito possível com o serviço de outsourcing de impressão do Grupo CPA.
Serviços Inclusos e Adicionais no Outsourcing de Impressão
Serviços previstos e inclusos nos projetos de Outsourcing de Impressão:
Impressão Gerenciada, também chamada de Bilhetagem, Contabilização, é a forma de gestão de impressos que permite o administrador do ambiente de impressão ter total controle das informações, reconhecer e solucionar problemas assim como reduzir gastos.
Utilizar esta ferramenta pode auxiliar a ter um controle muito mais completo. Com ele será possível acompanhar todos as informações de impressão assim como cópias, digitalizações, e fax também sendo controlados e monitorados. Permitindo ao administrador tomar atitudes de acordo com os resultados apresentados.
Oferecemos serviços de gestão de suprimentos para impressão para todo Brasil. Através da Identificação, solicitação e envio automático de suprimentos, tornando o ambiente de impressão corporativo do cliente altamente gerenciável, possibilitando dessa forma, uma visibilidade total dos suprimentos, redução de espaços ísicos utilizados para armazenamento e menos gastos logísticos de transporte e um melhor apoio para previsão e efetivação de trocas. Isso é rastreabilidade para o prestador de serviços e a garantia de excelência ao cliente.
Durante todo o período do contrato, qualquer problema técnico apresentado no parque de impressão do cliente será atendido da melhor forma possível, inicialmente a distância (Atendimento Help Desk) para identificarmos as falhas junto com o usuário e posteriormente (on-site) com uma equipe técnica qualificada se dirigindo até o local do equipamento para solucionar o chamado o mais rápido possível, sempre buscando reduzir danos a operação do cliente.
O Grupo CPA reserva o direito da utilização apenas de suprimentos e peças genuínos originais dos fabricantes em que trabalha, para isto, conta com um programa ambiental baseado na ISO14001, onde todas as peças e suprimentos após sua utilização são recolhidos e devolvidos as fabricantes para a separação do material, pó, aço, alumínio, plástico e demais itens, onde posteriormente é realizado a trituração e o aproveitamento em outras indústrias com outra finalidade.
Serviços adicionais em projetos de Outsourcing de Impressão:
Retenção de Impressão – Releaser: Impressão na nuvem, sem necessidade de definir equipamento tornando um Ambiente corporativo dotado de mobilidade e inovação:
• Impressão móvel.
• Escolha onde e quando imprimir.
• Impressão desprendida das impressoras.
• A impressão acompanha você, onde você estiver.
• Liberdade para o usuário escolher a impressora após o envio do documento da estação de trabalho.
• Usuários livres para retirar suas impressões em qualquer dispositivo.
Políticas de impressão são parâmetros pré-programados em fluxos de impressão que visam educar e controlar os usuários a evitar impressões sem necessidade justificada ou de uso pessoal que utilizarão recursos corporativos. Uma política de impressão bem aplicada acaba reduzindo gastos com impressos, deixando o ambiente muito mais seguro e econômico.
Considerado o nível mais alto de atendimento técnico, Equipes de Runners ficam alocadas dentro do ambiente de impressão cliente, normalmente trabalham com prazos imediatos de solução para problemas técnicos. Este nível de atendimento pode operar de acordo com os horários definidos pela necessidade do cliente, são indicadas para operar dentro de clientes com alto índice de impressão e grande dependência do serviço, ou seja clientes que nunca podem parar de imprimir. Ex: Hospitais, Grandes Industrias, Empresas do ramo de logística.
Empresas sustentáveis vêm crescendo cada vez mais em nosso país, baseado nesse crescimento temos a Neutralização de Carbono, onde o objetivo é devolver a natureza o que sua empresa consumiu com a utilização de papel, tornando assim um ciclo renovável.
O processo funciona da seguinte maneira, com a nossa ferramenta de gestão instalada em todos clientes, nós fazemos o levantamento do impacto mensal, tendo assim, o número total de folhas utilizadas, através do levantamento conseguimos fazer o plantio de uma árvore a cada 7500 páginas.
Importante: É fornecido ao cliente uma certificação mensal, seguido pelas normas internacionais FSC – Forest Stewardship Council.
O processo é totalmente transparente ao cliente, com direito a visitação e acompanhamento da área destinada ao plantio de sua empresa.
Encontre a solução adequada em outsourcing de impressão para seu negócio, entre em contato conosco.